كيفية تخزين العقود

لا يتم تنظيم شروط التخزين للعقود المبرمة من قبل المؤسسة وفقًا لمعايير ومعايير الصناعة ، لذلك غالبًا ما يطرح السؤال حول كيفية تجنب خسارتها وتنظيم التخزين والمحاسبة بشكل صحيح. سيكون الحل الأكثر منطقية لهذه المشكلة هو نشر قانون مؤسسي لمؤسسة معينة ، والذي سوف ينص على إجراءات إعداد هذه الوثائق وإبرامها وتخزينها.

دليل التعليمات

1

إذا كانت شركتك تعمل كثيرًا مع مؤسسات خارجية وكان عدد العقود كبيرًا ، فمن المنطقي أن تعهد بها إلى قسم الكتاب أو المكتب. هذا أمر مريح للغاية ، حيث أنه في المستشارية يتم تسجيل جميع المستندات الموقعة من قبل الرأس والمرسلة من قبل المقاولين. بعد تسجيل العقد المنفذة ، يجب على موظفي المكتب عمل العدد اللازم من النسخ وتوزيعها على المنفذين المسؤولين ، والاحتفاظ بالوثائق الأصلية في مكان مخصص لذلك.

2

إذا كانت مؤسستك صغيرة وليس لديك قسم ديني ، وكذلك كاتب مسؤول ، فإن ذلك مهم ، ولكن نادرًا ما تستخدم العقود ، على سبيل المثال ، لاستئجار أو الحصول على العقارات ، فمن المنطقي أن تبقى في القسم القانوني جنبًا إلى جنب مع المستندات التأسيسية والقانونية للشركة. يجب تقديم نسخة من هذه العقود إلى قسم المحاسبة الذي قام بتسويتها. في نفس المكان ، في المحاسبة ، لتخزين وعقود التوريد والخدمات وأداء العمل كواحد من أنواع وثائق المحاسبة الأولية ، التي تتطلب السيطرة على التسويات ، المواعيد النهائية للدفع أو الدفعات الدورية المستمرة (فواتير الخدمات ، الاتصالات).

3

على أي حال ، يجب أن يكون لجميع العقود تسجيل داخلي خاص بها ويجب تعيين كل منها لرقمًا يتم إدخاله من خلاله في المجلة الإلكترونية لتسجيل العقود. يمكن القيام بهذا السجل في جداول بيانات Excel. بالإضافة إلى المجلة الإلكترونية ، من الضروري الاحتفاظ بدفتر ورقي لإصدار هذه العقود ، والذي سيعكس متى وأين تم إصدار العقد الأصلي من المسؤولين التنفيذيين المسؤولين. يجب أن تتضمن هذه المجلة مجالات لتوقيع المنفذ المسؤول ، وتأكيد استلام وتسليم عقد الحفظ.

4

وصف الإجراء للعمل مع العقود في اللائحة الخاصة بإجراءات إعداد وإبرام وتخزين العقود والموافقة عليها من قبل رئيس المؤسسة.