كيفية كتابة رسالة إلى المورد

تتطلب المراسلات التجارية حساسية ، خاصة عندما يتعلق الأمر برسائل إلى المورد ، لأن سبب الطعن قد يكون الفشل في الوفاء بالالتزامات ، ليس فقط من جانبه ، ولكن أيضًا من جانب مؤسستك.

دليل التعليمات

1

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتصل فيها بالمورد لطلب المنتجات منه ، فاستخدم نموذج الطلب القياسي لتسليم المنتج الذي أنشأته تلك المنظمة. إذا لم يتم نشر هذا البيان إلكترونيًا على موقع المؤسسة ، فاكتب خطابًا بأسلوب مجاني.

2

إذا طلبت عدة أنواع من المنتجات بكميات مختلفة ، فضع طلبًا في شكل جدول يحمل اسم المنتج أو مقاله أو لونه إذا لزم الأمر. اكتب الالتزام بالدفع مقابل البضائع المطلوبة ، وقم بتزويد المورد بتفاصيل مؤسستك ، بناءً على هذه البيانات التي سيضعها المورد. في نهاية الرسالة ، اعرب عن آمالك في مزيد من التعاون متبادل المنفعة.

3

إذا كانت رسالتك إلى المورد تتعلق بالوفاء غير الصحيح من جانبه بالتزاماته بموجب العقد ، أو التسليم في الوقت المناسب للسلع أو البضائع ذات الجودة أو الدرجة أو النوع الخطأ ، فاستخدم قيمة المبيعات "بواسطة هذه الرسالة نعلمك …" ، "نعلمك …". اذكر بوضوح سبب عدم تمكنك من قبول البضائع المشحونة. راجع العقد أو طلب العقد ، الذي يشير إلى عدد الوحدات ونوع المنتج الذي يجب أن يرسله المورد إليك. في هذه الحالة ، سيكون المورد أسهل لتصحيح خطأهم.

4

إذا كانت رسالتك تتعلق باستحالة دفع البضاعة خلال الفترة الزمنية المحددة بموجب العقد ، فعليك إخطار المورد بذلك بأكثر السبل رقة ، وفي نفس الوقت شكل رسمي. استخدم المبيعات "نعتذر عن التأخير في الدفع …" ، "نظرًا للظروف ، لا يمكننا دفع الفواتير من قبل …".

5

أخبر الطرف المقابل بالضبط عندما تنوي دفع الدين له ، وأن هذا الالتزام سيضمن الوفاء به من قبل مؤسستك. في نهاية الرسالة ، أعرب عن الأمل في ألا تؤثر هذه الحلقة على شراكاتك طويلة الأجل.