كيفية تنظيم الأعمال الورقية

الأعمال الورقية - العمل مع المستندات ودعم الوثائق للإدارة في هذه المنظمة بالذات ، والتي تحكمها GOST R 51141-98 "الأعمال الورقية والأرشفة. المصطلحات والتعاريف." تنظيم العمل المكتبي هو تنظيم التسجيل والتخزين واستخدام الوثائق الواردة والصادرة والداخلية في الأنشطة الحالية للمؤسسة.

دليل التعليمات

1

عند تنظيم العمل الكتابي ، حدد ما إذا كانت شركتك أو مؤسستك أو الوحدات أو الفروع الجغرافية جغرافيًا ، خذ هذه الحقيقة بعين الاعتبار وفكر في آلية للتفاعل مع هذه الوحدات. يجب أن يكون النظام الكتابي فيها متطابقًا مع المكتب الرئيسي لتجنب المشاكل أثناء التسجيل والأعمال الورقية.

2

فكر في أي من الأشكال الورقية الحالية التي ستستخدمها: مركزية أو مختلطة أو لا مركزية. يحدد اختيارهم هيكل المؤسسة (سواء كانت تحتوي على وحدات بعيدة جغرافيًا) والمعدات التقنية لخدمة إدارة المكاتب. إذا كانت هذه الخدمة صغيرة ولم يتم توفيرها تقنيًا ، فسيتم نقل جزء من وظائفها إلى الوحدات. في هذه الحالة ، تحدث الأوراق المختلطة. في حالة تجهيز هذه الخدمة بكافة الأفراد والأجهزة والبرامج اللازمة ، فسيكون هذا الشكل من حفظ السجلات مركزيا.

3

في كل وحدة هيكلية ، حدد وحدة توظيف خاصة تقوم بتنفيذ الأعمال الورقية. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فعيّن موظفًا آخر يجمع بين أداء واجباته الرئيسية ووظيفة كاتب.

4

تحديد عدد الحالات وتسميتها ، والتي ستشمل جميع الوثائق الواردة والصادرة والداخلية. إذا كانت هذه وثائق من منظمة (أصل) أعلى ، يتم تقديمها إلى الرئيس للنظر فيها ؛ يجب تقديم وثائق المنظمات التابعة للنظر فيها إلى نائب الرئيس المسؤول عن العمل معها. وبناء على ذلك ، مناشدات المواطنين - إلى ذلك النائب ، المكلف بواجب العمل مع السكان.

5

بعد تحديد دائرة المراسلين ، قم بإنشاء مصنف يمكنك من خلاله تحديد المجموعة التي ينتمي إليها هذا المستند على الفور. على سبيل المثال ، قم بتعيين الرمز 01 للسلطات العامة ، والرمز 02 لرسائل مؤسسة أعلى ، والرمز 03 للموردين ، والرمز 04 للعملاء ، وما إلى ذلك. سيساعد ذلك على تبسيط حركة المستندات داخل المنظمة.

6

حدد الشكل الذي سيجري به سير العمل - في المجلة أو البطاقة. يتم تنفيذ كلا النموذجين في برامج إدارة المستندات الإلكترونية الخاصة. إذا كنت لا تزال غير قادر على شراء مثل هذا البرنامج ، فاستخدم مجلات تسجيل المستندات الإلكترونية ؛ يمكن تنفيذها في Excel.