كيفية تبسيط عقود التوريد

يجب الحفاظ على وثائق الشركة بالترتيب. حتى تتمكن بسهولة من العثور على العقد المناسب لتوريد البضائع بين أوراق العمل الأخرى ، من المفيد إنشاء رف أو مجلد منفصل لهم. ولكن ليس هذا فقط. يجب تبسيط العقود نفسها.

دليل التعليمات

1

اجمع كل العقود التي تريد وضعها وتقييمها. انتبه إلى عدد مرات إبرامها ومع أي شركاء. سيساعدك ذلك في اختيار طريقة لتصنيف المستندات.

2

إذا كان هناك العديد من الشركاء ، فإن طريقة ترتيب العقود بحلول تاريخ إبرامها هي الأنسب. في حالة إبرام العقود مع الشركات نفسها لفترة طويلة ، يمكن تجميعها في فئة (مجلد) منفصلة من قبل الأطراف المقابلة. وفي بعض الحالات ، يكفي ترتيب الاتفاقات ببساطة حسب الترتيب الأبجدي بأسماء الشركات الشريكة.

3

مهما كانت الطريقة التي تختارها ، لا تنس أن المجلدات الضخمة غير ملائمة للاستخدام. مراجعة العقود وإزالة تلك التي انتهت صلاحيتها. قم بإنشاء مجلد منفصل لهم. غالبًا ما يتم تطبيق هذه العقود فقط من حالة إلى أخرى ، في العمل اليومي غير مطلوبة.

4

عند ترتيب العقود بترتيب زمني ، يجب الالتزام بالمبادئ العامة للحفاظ على الوثائق وتخزينها. في تلك المجلدات التي يتم استخدامها غالبًا ، توجد العقود المبرمة مؤخرًا في المقدمة. فيما يلي وثائق بموعد نهائي سابق. عند التسجيل في الأرشيف ، على العكس من ذلك ، يجب أن يكون الأول في المقدمة ، والعقد الأخير المبرم أدناه.

5

استخدم العلامات ، والعلامات ، والإشارات المرجعية ، واللوازم المكتبية الأخرى للفصل البصري لفئة واحدة عن الأخرى. تأكد من تمييز هذه المحددات بوضوح في المجلد. سيؤدي ذلك إلى تسهيل البحث عن المستندات اللازمة.

6

بعد وضع جميع عقود توريد البضائع في مجلد بطريقة مناسبة ، تأكد من تجميع سجل المستندات. خذه على الغلاف أو ضعه في مجلد فوق جميع العقود. اترك الأسطر الفارغة في التسجيل. عند إدخال عقد جديد ، أدخل معلومات عنه في السجل.