كيفية تطبيق نظام إدارة الجودة

إن وجود نظام إدارة الجودة هو اليوم شهادة على استقرار وموثوقية الشركة. يتيح لك تنفيذه زيادة قابلية الإدارة والقدرة التنافسية ، وكذلك تقليل التكاليف.

سوف تحتاج

• - "سياسة الجودة" ؛

• - "دليل الجودة" ؛

• - "الإجراءات الموثقة على نطاق المنظومة" ؛

• - برنامج يتوافق مع "سياسة الجودة" ؛

• - الوثائق التنظيمية التي تحكم العمليات التجارية في الشركة ؛

• - أفراد مدربون ومدربون.

دليل التعليمات

1

نظام إدارة الجودة - مؤشر على موثوقية الشركة وقدرتها على إنتاج المنتجات وفقًا لمتطلبات العملاء. الغرض من تنفيذ النظام هو القضاء على الأخطاء المحتملة في عمل الموظفين ، والتي قد تكون نتيجة الزواج. إجراء تطبيق نظام إدارة الجودة متعدد الاستخدامات ومتعدد المراحل ويتطلب وقتًا طويلاً للتنفيذ (حتى 1.5 عامًا).

2

يبدأ تنفيذ نظام إدارة الجودة بقرار من الإدارة بشأن جدوى الشروع في هذه العملية. على مستوى الإدارة العليا ، يتم تطوير أهداف بناء النظام ، بالإضافة إلى خطوات تكتيكية محددة لتحقيقها. يجب توثيق كل هذا في شكل أوامر ووثائق استراتيجية. ومن أهم هذه السياسات "سياسة الجودة" ، والتي يجب أن تحتوي بشكل أساسي ومختصر على المبادئ الأساسية التي سيُبنى عليها نظام الجودة. يجب أن تكون منسجمة مع أولويات الشركة واستناداً إلى قيمها.

3

في الخطوة التالية ، من الضروري نقل قرار إنشاء النظام إلى الموظفين ، وكذلك تبريره بأهمية هذا الإجراء. يجب على جميع الموظفين تحت إشراف الشخص المسؤول في الشركة دراسة نظرية الإدارة ، وكذلك معايير ISO الأساسية. تحظى كفاءات الموظفين ومعارفهم وخبراتهم الضرورية في إطار نظام إدارة الجودة باهتمام خاص.

4

بعد ذلك ، تحتاج إلى مقارنة الوضع الحالي في الشركة ومتطلبات معايير ISO. يمكن القيام بذلك عن طريق إجراء مقابلات واستجواب موظفي الشركة. يجب أن تكون النتيجة تقريرًا حيث ستكون هناك مؤشرات على كيفية تنفيذ المتطلبات المحددة للمعيار وما هو ضروري للسعي من أجله. يجب أن يولي التقرير اهتمامًا خاصًا للحالة الراهنة: العمليات الرئيسية والمساعدة للشركة ، وأهم العمليات التجارية ، وتوافر اللوائح ذات الصلة ، وكذلك توزيع المسؤولية والسلطة بين الأشخاص والإدارات. يجب أن تكون نتيجة تطبيق نظام إدارة الجودة إزالة التناقضات بين الوضع الحالي والوضع المطلوب.

5

إن تنفيذ نظام إدارة الجودة مستحيل بدون برنامج مشروع. يجب أن يحتوي على وصف لمراحل الإجراء ، وقائمة بالمسؤولين عن كل مرحلة ، بالإضافة إلى توزيع الميزانية. وتتكون الأخيرة من تكاليف الدفع مقابل خدمات الاستشاريين الخارجيين ، وتكلفة تدريب الموظفين ، وكذلك الثمن الذي يجب دفعه لإلهاء الإدارة عن العمل الرئيسي. يختتم البرنامج بمعايير تحدد الإدارة من خلالها ما إذا كانت قد تمكنت من تحقيق أهدافها (على سبيل المثال ، معدل الرفض ، رضا العملاء ، نسبة العائد).

6

تتطلب معايير نظام ISO توثيق جميع عمليات أعمال الشركة. في البداية ، على أساس "سياسة الجودة" ، يتم إعداد "دليل الجودة". يحتوي هذا المستند على وصف لمجالات المسؤولية ومتطلبات قسم الجودة وخوارزمية لإدارة المستندات وإجراءات تلقي ومعالجة الشكاوى. مجموعة أخرى من المستندات تسمى "الإجراءات الموثقة على مستوى النظام". وفقًا للمعيار ، يجب تنظيم 6 إجراءات رئيسية. هذا هو إدارة الوثائق والبيانات والتدقيق والزواج والتدابير التي تصحح عدم المطابقة وتمنع التناقضات. وأخيرًا ، يجب أن تصف المجموعة التالية من المستندات قواعد التخطيط والتنفيذ الفعال لعمليات إدارتها.

7

بعد تطبيع جميع العمليات التجارية ، من الضروري بدء التشغيل التجريبي للنظام. يمكنك بدء العمليات تدريجيًا ، على سبيل المثال ، عن طريق بدء التشغيل التجريبي في قسم التوريد ، ثم الانتقال إلى قسم المبيعات. يجب أن تكون العملية التجريبية مصحوبة بمراجعة داخلية لنظام الإدارة لتحديد نقاط القوة والضعف. أثناء المراجعة ، يجب مقارنة المؤشرات الكمية للجودة والمعايير المثالية التي يجب السعي إليها. يجب تسجيل جميع الانحرافات وتعديلها وفقًا لنتائج عمل الموظفين.

8

الخطوة الأخيرة هي شهادة نظام إدارة الجودة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تقديم طلب إلى هيئة التصديق ، وإرفاقها بجميع الوثائق التنظيمية المعدة ، ومخطط الهيكل التنظيمي للشركة وقائمة بعملائها الرئيسيين. بعد فحص المستندات المقدمة والتحقق من نظام الجودة مباشرة في المؤسسة ، يضع مركز الاعتماد بروتوكولًا يعكس جميع التناقضات. وبحسب نتائجها ، يجب على الشركة حذف جميع التعليقات في غضون فترة زمنية محدودة وتقديم نتائج التعديلات. إذا تم حل التناقضات ، يتم منح شهادة للشركة. يستغرق حوالي شهر لإكماله.

9

بعد حصول الشركة على الشهادة ، يجب ألا يتوقف العمل على تحسين نظام إدارة الجودة. علاوة على ذلك ، يجب على جهة إصدار الشهادات إجراء عمليات إعادة تدقيق دورية. هدفهم هو تأكيد أن الشركة تعمل باستمرار على تحسين نظام الإدارة الخاص بها.

انتبه

من الناحية العملية ، قد يواجه تنفيذ نظام إدارة الجودة بعض الصعوبات. هذا هو رفض القرارات من قبل الموظفين ، وكسر الثقة بين الموظفين والإدارات المختلفة ، وعدم فهم الأهداف المشتركة ، وانخفاض مستوى ثقافة الإنتاج ، إلخ.

نصيحة مفيدة

يجب أن يعتمد اختيار جهة التصديق على أهداف الشركة. إذا كانت تنوي العمل مع العملاء الروس فقط ، فيمكنك الاتصال بهيئة التصديق المحلية. في حين أن الشركاء الدوليين قد يتطلبون إبرام سلطة تصديق غربية ذات سمعة طيبة.

فقط عن نظام إدارة الجودة